Excel tips and tricks

Dure en uitgebreide software inzetten, terwijl het volstaat om slim gebruik te maken van MS Office? Na onze jarenlange ervaring met IT projecten, groot en klein, heeft MS geen geheimen meer voor MareVisie. Wij zijn ervan overtuigd dat er veel winst te behalen is in iedere organisatie met deze digitale krachtpatser, als je er maar gebruik van weet te maken. In het 2de deel van dit vierluik neemt MareVisie je mee in het optimaliseren van het gebruik in Excel. Met een aantal tips and tricks van onze MS Office experts kan zelfs de onervaren gebruiker grote stappen maken in efficiëntie.
Beginnende gebruikers hebben het beeld dat wanneer er meerdere gebruikers in dezelfde werkmap werken er, regelmatig en relatief eenvoudig, acties worden uitgevoerd waardoor deze sheet onbruikbaar wordt. Excel biedt hier simpele oplossingen voor. Wij belichten deze oplossingen voor een beter beheer in Excel.

Beveilig je werkmap, werkblad en cellen

Een cel of tabblad per ongeluk wijzigen of verwijderen is erg eenvoudig en komt vaak voor. Echter wanneer je een applicatie gaat creëren waarmee meerdere gebruikers gaan werken is dit niet wenselijk. Om te voorkomen dat gebruikers onbewust incorrecte handelingen gaan uitvoeren heeft een Excel meerdere oplossingen.
De belangrijkste mogelijkheid is om de structuur van de hele werkmap vast te zetten. De gebruiker kan dan geen tabbladen meer verwijderen of toevoegen. Op werkblad niveau kan je nog veel verder de acties van gebruikers specificeren. Er kan bijvoorbeeld per tabblad aangegeven worden waar en wat er precies gewijzigd mag worden. Deze instellingen zijn vrij simpel en zelfs op celniveau mogelijk waardoor de kwaliteit en integriteit gewaarborgd kan worden.

Automatiseren van handelingen

Wanneer er taken zijn die regelmatig terugkeren en die ook enigszins zijn gestructureerd, dan is het mogelijk om deze taken te automatiseren. Dan kan in principe op 2 manieren:

Onervaren gebruikers kunnen een macro opnemen in het werkblad. Dat houdt in dat je wanneer een taak start die je wilt automatiseren Excel alle handelingen laat opnemen. Je start de opname voor je aan de taak begint. Tijdens deze taak worden alle acties opgenomen totdat de opname uit wordt gezet. Excel heeft nu alle handelingen die je gedaan hebt stap voor stap opgenomen. Wanneer de gebruiker de taak opnieuw moet uitvoeren klikt hij op ‘’Macro afspelen’’ en de hele taak met alle handelingen wordt automatisch uitgevoerd. Dit is vooral bij ongeoefende gebruikers de meeste gebruiksvriendelijke methode om te beginnen met het automatiseren van repeterende handelingen.

De ervaren gebruikers kunnen specifieke functies zelf gaan schrijven in Visual Basic for Applications (VBA). Naast het automatiseren van repeterende handelingen kan je ook functies schrijven voor gebruik in je werkmap. Wanneer een macro is opgenomen kan deze ook worden bewerkt. De macro kan je zo verder optimaliseren. Het bewerken van macro’s in VBA is ook aan te raden als je het proces zou willen wijzigen. In plaats van de hele taak opnieuw op te nemen kan je de gewenste verandering in taak ook direct in de macro aanpassen. Daarnaast kunnen verschillende macro’s aan elkaar gekoppeld worden om een meer geavanceerd proces te automatiseren.                             

Gebruik een lint in plaats van buttons

Je ziet dat gebruikers die bekend zijn met creëren van macro’s vaak buttons gaan toepassen op het werkblad. De buttons zijn heel flexibel en eenvoudig in te zetten. Er kleven aan de buttons ook verschillende nadelen. Belangrijkste nadeel is dat de knoppen mee scrollen als je door de sheet scrolt waardoor de knoppen niet meer zichtbaar zijn. Wanneer je een eigen lint met buttons of buttons aan een bestaand lint in Excel toevoegt, heb je geen last van deze beperking. De knoppen en functies staan dan altijd tot je beschikking ongeacht waar men zich bevindt op het werkblad.

Tips and tricks

  • Beveilig de macro’s. Dat houdt in dat wanneer de macro’s geschreven zijn de macro editor met een wachtwoord is beschermd zodat niet iedereen de macro kan aanpassen.
  • Wanneer er handelingen worden geautomatiseerd schrijf deze dan eerst uit op papier zodat duidelijk is welke functie de macro moet hebben. Dit geldt zeker voor onervaren gebruikers.
  • Maak gebruik van een lint in plaats van knoppen. Maak het lint alleen zichtbaar op je juiste plaatst binnen je werkmap.

Heeft u vragen of feedback? Meer weten over de functies in MS? Wilt u weten wat MareVisie voor u kan betekenen?  Neem contact op!