Project Management

MareVisie ondersteunt studenten met projectmanagement handvatten

MareVisie en de studenten vereniging Thor werken al vele jaren samen. MareVisie is hoofdsponsor van deze rugbyvereniging, maar ondersteunt daarnaast ook door haar eigen kennis en kunde op het gebied van projectmanagement over te brengen. Dit resulteerde onlangs in het meegeven van een aantal handvatten voor het organiseren van een rugby trip naar Flanders Open, het grootste rugby 10s toernooi in Europa. Met slimme  projectmanagement tools zijn de gestelde doelen gerealiseerd en is er kennis meegegeven voor het borgen van deze resultaten in de komende jaren.

Projectmanagement bij studenten

Sinds een aantal jaren neemt de rugbyclub Thor deel aan Flanders Open, een rugby toernooi in Belgie. Dit is een van de grootste 10s rugby toernooien ter wereld en er doen teams mee uit alle hoeken van de wereld.
Met name door communicatieproblemen binnen de organisatie van de studenten worden deadlines of het gewenste kwaliteitsniveau met regelmaat niet gehaald. Om dit te voorkomen en succes te borgen in komende jaren is besloten om projectmanagement tools te gebruiken en het evenement te beschouwen als een project.

Projectvoorstel

Om project resultaten te kunnen toetsen werd een projectvoorstel opgesteld. Hierin werden ervaringen van voorgaande jaren meegenomen en verschillende doelstellingen, stakeholders en randvoorwaarden geformuleerd. Voorbeelden hiervan waren verlaging van de deelnemerskosten, een sponsorovereenkomst en slaapvoorzieningen. Dit vormde de basis voor het aanpakken van het project.

Faseren projectproces

Om het project goed te kunnen sturen werd het proces gefaseerd. Dit hield in dat alle activiteiten die nodig waren om het resultaat te bereiken in logische stappen werden verdeeld. Aan de hand van verschillende mijlpalen, zoals de inschrijving, voorbereiding en bestelling van shirts, werd het project opgeknipt in verschillende fases. Dit omvatte het hele proces vanaf het uitnodigen van de spelers aan het begin tot aan de evaluatie met de stakeholders zoals de sponsor aan het eind. Met deze fasering ontstaat er controle over het doorlopen van het project. Bij iedere mijlpaal moet er akkoord zijn  op het starten van de volgende fase bij de verschillende stakeholders.

Communicatieplan

Door een gebrek aan communicatie in de voorafgaande jaren waren een aantal projectdoelstellingen niet gerealiseerd. Om dit te voorkomen werd er extra aandacht besteedt aan een communicatiestrategie. Nadat de project resultaten duidelijk waren werd een communicatieplan opgesteld. Voor de communicatiedoelgroepen, doelstellingen en middelen werd een matrix gehanteerd als onderdeel van het  communicatieactieplan. Daarmee werd in één overzicht duidelijk  wanneer, naar wie en hoe gecommuniceerd moest worden.

Gewenste projectresultaten

De projectmanagement tools bleken hun vruchten af te werpen. Uiteindelijk werden alle gewenste projectresultaten gehaald. Het project kon als een succes beschouwd worden. 

MareVisie wil met deze kennisoverdracht aantonen dat ook bij studenten de inzet van projectmanagement tools zeer waardevol kan zijn om projecten succesvol en met meer plezier op te leveren. Een les die ook in de studie en later in de carrière meegenomen kan worden.

Benieuwd hoe de studenten gepeeld hebben? Bekijk een van de wedstrijden op
https://www.youtube.com/watch?v=U8AYmq-C6cE&t=3s