Project Management Office

Als professional op het gebied van project- en programma management zorgt MareVisie dat zij op de hoogte blijft van de laatste stand van zaken in haar vakgebied. Recent publiceerde de Pulse Media Groep een interview met hoogleraar prof. dr. Hans Bakker, en Marc en Marijn Reinoud van Pure!Professionals over de meerwaarde van een Project Management Office (PMO). MareVisie onderschrijft het belang en de meerwaarde van een goed PMO en daarom brengen we dit interessante onderwerp graag bij u onder de aandacht. (De link naar het volledige artikel vindt u onderaan dit bericht.)

Meerwaarde PMO

Menig projectmanager maakt onvoldoende gebruik van de mogelijkheden die een Project Management Office (PMO) biedt. De PMO binnen een organisatie is verantwoordelijk voor de begroting, planning en sturing van projecten, programma’s en portfolio’s. Door gespecialiseerde kennis en een zoveel als mogelijk gestandaardiseerde werkwijze, kan een PMO zorgen voor een gestroomlijnd verloop van het programma, betere besluitvorming door management en betere resultaten.

De meerwaarde van een PMO zit vooral in de mogelijkheid van standaardisatie wat zorgt voor een gelijke aanpak van de diverse projecten. De specialistische kennis en ervaring van de medewerkers van deze afdeling moet voorkomen dat de standaardisatie leidt tot een ‘one size fits all’-benadering. Hel doel is een ‘fit for purpose’-aanpak. Voorwaarde voor succes is dat de PMO en projectmanager optimaal samenwerken. “Dat gebeurt niet altijd”, weet hoogleraar prof. dr. Hans Bakker, gespecialiseerd in Management of Engineering Projects. “Menig projectmanager vindt dat hij prima weet wat te doen en gaat zijn eigen gang.” Ondanks de invoering van de PMO in de afgelopen decennia zijn, mede door deze houding, projecten niet of nauwelijks beter opgeleverd dan daarvoor.

Taken PMO

Dat projectmanagers te weinig gebruikmaken van de mogelijkheden die een PMO biedt, komt doordat zij onvoldoende bekend zijn met de verschillende taken die de afdeling voor haar rekening neemt. “Idealiter zou een goede projectmanager een achtergrond in PMO moeten hebben”, vindt Bakker. “Dan zou hij weten dat veel werkzaamheden die hij nu zelf doet, sneller en beter door de PMO kunnen worden gedaan. Wellicht is ook angst het overzicht te verliezen debet aan het feit dat projectmanagers moeite hebben met het delegeren van taken. In de praktijk blijkt echter dat zij aan overzicht winnen door de duidelijke rapportages en tijdwinst boeken door het uitbesteden van voorbereidende, coördinerende  en controlerende taken.”

Bestaansvoorwaarde PMO

Bakker heeft in zijn dertigjarige carrière bij Shell veel ervaring opgedaan met PMO. De meerwaarde van een PMO wordt naar zijn mening vooral zichtbaar op het moment dat er binnen een organisatie gedurende een aantal jaren tegelijkertijd diverse grote projecten lopen. De omvang van de werkzaamheden maakt dat het meerwaarde biedt om die activiteiten te centraliseren, die bij alle projecten terugkeren.

PMO heeft ook meerwaarde voor kleine organisaties

Een PMO heeft ook nut voor kleine organisaties. In plaats van een Project Management Office gaat het dan meer om een Project Management Ondersteuner die de dagelijkse gang van zaken leidt en begeleidt, terwijl de projectmanager bezig is met stakeholdermanagement, het geven van presentaties en het bijwonen van vergaderingen met de board of directors. “De afgelopen deccennia heeft de PMO’er zich ontwikkeld tot een proactieve sparringpartner van de projectmanager”, stelt Marc Reinoud, bestuurslid van hel PMO Gilde. “De PMO’er denkt steeds vaker mee op strategisch niveau.”

Externe PMO expertise

Waar binnen grote bedrijven een PMO deel uitmaakt van de organisatie, besluiten bedrijven binnen het MKB steeds vaker om voor programma’s met ‘high impact’, zoals het vervangen van een basissysteem van een bedrijf, een externe specialist in te huren. Vaak gaat het daarbij om eenmalige projecten. Dan is het niet efficiënt om een eigen medewerker vrij te maken en/of bij te scholen om het project te kunnen dragen.

Trends op gebied van PMO

PMO is een vak (aldus Marijn Reinoud van Pure!Professionals). En de markt groeit. Tegelijkertijd neemt de vraag naar het klassieke, administratieve PMO af. Meer vraag naar proactief advies komt ervoor in de plaats, om ervoor te zorgen dat de project- of programmamanager zijn werk goed kan doen. Hiermee wordt de PMO’er de rechterhand van de project- of programmamanager en komt hij proactief met advies voor de bijsturing van programma’s. Hij kan zelfstandig de interne organisatie van een programma op zich nemen, zodat de project- of programmamanager zich kan focussen op de verandering. Hoewel de PMO’er nog steeds de kracht achter de schermen is, groeit zijn rol naar een volwassener niveau en voegt deze meerwaarde toe. “De tweede trend die ik signaleer is dat er steeds meer behoefte is aan meer analytische kwaliteiten in PMO. Doordat organisaties veel meer Agile gaan werken, maar dit wel in een complexe omgeving doen, is goede informatie cruciaal. Het laten samenwerken van veel kleine teams aan het beoogd resultaat zorgt voor een grote behoefte aan afstemming en alignement. Deze rol wordt door ons ingevuld door de projectanalist’’, vervolgt Reinoud. De projectanalist is in staat om structuur te combineren met analyse en zo snel managementinformatie uit te diepen, om bijsturing mogelijk te maken. Hij is inzetbaar in zowel projecten, programma’s, portfolio’s als Agile omgevingen en daarnaast in te zetten voor zowel het opzetten van PMO-activiteiten als het analyseren en oplossen van flow-verstorende elementen in verandertrajecten. “Daarmee gaat de projectanalist dus veel verder dan het signaleren van een probleem. Hij vat de koe bij de hoorns. Komt met een oplossingsvoorstel en een verbetervoorstel over de scrumteams of projecten heen. Hij vormt dus echt een toegevoegde waarde. Met de projectanalist is er betere alignement tussen projecten en Agile-teams en minder integratie achteraf nodig. Hierdoor treed er meer efficiëntie op in een programma, portfolio of project.”

Toekomst voor PMO

Het vak PMO gaat de volgende fase van volwassenheid in. Steeds meer opdrachtgevers hebben behoefte aan kwalitatieve ondersteuning. Ze willen een PMO’er of projectanalist die fungeert als een bron van informatie en die deze ook nog eens onder de aandacht kan brengen. Om het bewustzijn hiervan te vergroten neemt Pure! Professionals zitting in enkele aan de branche gelieerde verenigingen/stichtingen zoals het PMO-Gilde. “Noodzakelijk”, zegt Marijn Reinoud: “Om het vakgebied verder te professionaliseren moeten we krachten bundelen met andere PMO-partners. Wil je klaar zijn voor de toekomst bereid je dan voor op de komst van de projectanalist!’’.

(Het volledige artikel leest u hier: Project- en verandermanagement)