Total Cost Ownership

Digitale Inspecties verlagen Total Cost of Ownership

TCO als financieel concept

Total Cost of Ownership’ (TCO) is populair geworden doordat Gartner het in 1987 ging gebruiken. Het wordt in het algemeen ingezet als beslisinstrument bij aanschaf of initiële investering.

TCO is een financieel gedreven concept, waarbij alle kosten van een systeem in kaart worden gebracht over de levensduur van het systeem. Het betreft kosten voor: aankoop, in gebruikstelling, onderhoud en het buiten gebruik stellen of vervangen door nieuw. Dit is van toepassing voor componenten, installaties of volledige gebouwen. Op die manier ontstaat een integraal beeld van de volledige kosten voor de eigenaar.

TCO als beslisinstrument

Door voor verschillende alternatieven de TCO te bepalen kan de keuze voor het economisch meest aantrekkelijke alternatief gemaakt worden. Een goed onderbouwde keuze heeft als bijkomend voordeel dat het de benodigde budget informatie bevat waarmee de begroting voor de komende jaren gevoed kan worden. De operationele kosten voor de komende jaren zijn er al in meegenomen.

De valkuil is echter dat de vervolgstap, de vertaling naar de dagelijkse operatie, niet gemaakt wordt. Daardoor worden mogelijkheden voor een efficiënte operatie nauwelijks benut en kan de realiteit niet getoetst worden.

Total cost ownership

De valkuil van TCO

Doordat toekomstige kosten reeds voor aanschaf in kaart gebracht zijn, wordt budget gealloceerd en verdwijnt de prikkel om kosten te reduceren. Aandacht voor kosten komt in veel gevallen pas als de kosten in praktijk hoger uitvallen dan begroot en dan is het te laat. Dat de kosten veelal omlaag gebracht kunnen worden is onbekend. De TCO berekening wordt niet meer getoetst in de praktijk en ook niet bijgesteld voor bestaande installaties.

Handvatten voor de dagelijkse operatie ontbreken en initiële aannames worden tijdens de life cycle nauwelijks getoetst juist daardoor wordt vaak meer geld uitgegeven dan noodzakelijk.

Hoe werkt het in de praktijk

Op het gebied van onderhoud valt er veel te winnen. Bij aanschaf worden door de leverancier of fabrikant onderhoudsadviezen meegegeven over de geleverde installaties. Dat is een goede basis die wordt meegenomen in de bepaling van de TCO.

Er worden onderhoudscontracten afgesloten waarbij de bedragen worden gebaseerd op de TCO berekeningen. En juist daar gaat het mis omdat effectieve sturing door de opdrachtgever ontbreekt. Uit onderzoek blijkt namelijk dat:

  • Het geplande onderhoud voor dat jaar door tijdgebrek veelal niet volledig uitgevoerd wordt.
  • Sommige onderhoudswerkzaamheden met een lagere frequentie gedaan kunnen worden.
  • Sommige werkzaamheden vaker gedaan moeten worden als het gebruik hoger is dan vooraf ingeschat.
  • Resultaten van inspecties regelmatig niet bij de eigenaar terecht komen, maar alleen naar de tussenliggende opdrachtgever worden teruggekoppeld.
  • Veel organisaties en bedrijven onvoldoende in staat zijn om als opdrachtgever regie te voeren. Dat komt door gebrek aan specifieke inhoudelijke kennis of door een gebrek aan goede stuurinformatie.
  • Kennis of tijd ontbreekt om onderhoudscontracten goed te kunnen beoordelen.
  • Onderhoudscontracten in veel gevallen zonder evaluatie jaarlijks verlengd worden.

Wat valt er te winnen?

Gelukkig zijn er voldoende mogelijkheden om hier iets aan te kunnen doen. Ervaring leert dat er direct ‘quick wins’ gerealiseerd worden vanaf het moment dat er meer aandacht wordt gegeven aan het onderhoud. De extra aandacht op dat gebied verdient zichzelf daarmee vrijwel direct terug.

Daarnaast is er in de efficiency van het onderhoud nog veel te winnen. In veel gevallen wordt het onderhoud periodiek uitgevoerd of op basis van vooraf vastgestelde onderhoudsplannen. Informatie uit inspecties en bevindingen uit onderhoudsbeurten worden onvoldoende structureel vastgelegd. Vastgelegde informatie (data) is vaak ontoegankelijk en kan alleen met specialistische kennis omgezet worden in praktisch bruikbare stuurinformatie.

Als de eigenaar van een installatie de informatie uit inspecties en onderhoud deelt met de leverancier of fabrikant van de installatie, blijkt in veel gevallen een enorme efficiency winst behaald te kunnen worden. Ook informatie over gebruik en slijtage maken het beter mogelijk om de onderhoudsactiviteiten en daarmee de onderhoudskosten te optimaliseren.

Total cost ownership

Digitale transformatie voor inspecties

De digitale transformatie biedt veel mogelijkheden om te innoveren op het gebied van inspecties en onderhoud.

De inspecties zijn een krachtig middel, maar onvoldoende benut, om samen met de leveranciers de vinger aan de pols te houden. De gegevens uit de inspecties kunnen efficiënt en gestructureerd worden geregistreerd en vastgelegd worden in een database.

Op basis van de data in de database kunnen analyses en rapportages gemaakt worden. Door de inspectie informatie te koppelen aan de onderhoudsinformatie of aan NEN-normen , wordt waardevolle informatie gecreëerd. Daarmee heeft de eigenaar van de installatie het stuur weer in handen

Regie voeren

Door goede digitale registratie de inspecties en van het daadwerkelijk uitgevoerde onderhoud wordt het mogelijk om aan goede contractbewaking te doen en de regie over het onderhoud weer binnen de eigen ‘span of control’ te brengen.

Op basis van de informatie kunnen de ‘meer jaren onderhoudsplannen’ (MJOP’s) worden bijgesteld en kunnen de onderhoudscontracten dienovereenkomstig worden aangepast. De kosten kunnen daardoor omlaag gebracht worden, terwijl de beschikbaarheid en conditie van de installatie omhoog zullen gaan. Dat biedt kansen voor zowel de eigenaren van de installaties als voor de onderhoudsbedrijven. Zij kunnen delen in de efficiency winst en samen werken aan een gezonde en toekomst vaste samenwerkingsrelatie.

Interesse gewekt?

Als u een keer van gedachten wilt wisselen over concrete toepassingsmogelijkheden van de digitale transformatie gecombineerd met het inzetten van inspecties en het effect daarvan op de totale life cycle kosten, neem dan gerust contact op met Ralph van Houdt.