Valkuilen Facility Management Systeem implementatie vergelijkbaar met ERP

Een Facility Management Informatie Systeem (FMIS) implementatie kent dezelfde valkuilen als een Enterprise Resource Planning (ERP) implementatie. Hieronder een top 6 van problemen:

  1. Het ontbreken van een duidelijk doel en onderliggende business case. Een positieve business case voor de gehele organisatie, kan voor sommige afdelingen negatief uit pakken. Dit moet goed uitgelegd kunnen worden om voldoende draagvlak te krijgen.
  2. Het niet goed beleggen van de diverse rollen in de organisatie tijdens en na het project. Wie vertegenwoordigen de (toekomstige) gebruikers, wie bewaakt de business case en de bedrijfsdoelen en wie gaat het systeem beheren, zowel de data als de ICT processen.
  3. Het ontbreken van een duidelijk plan met bijbehorende tijdslijnen om tot een goede implementatie te komen. Hoe, op welke manier en in welk tijdsbestek wil men de nieuwe toestand bereikt hebben.
  4. Het niet beschikbaar zijn en ontbreken van kennis van de eigen bedrijfsprocessen zowel op proces overstijgend als op inhoudelijk detailniveau. Dit in combinatie met het niet goed kunnen projecteren van de “Best Practices” uit het FMIS. Alle pakketten zoals Achibus, Planon, Ultimo, ect  hebben hun eigen visie op werkprocessen.
  5. Het ontbreken van een IT-, Data- en Proces architectuur. Daarin gaat het om de keuzes over welke functionaliteit in welke applicatie wordt gebruikt en welke interfaces daarvoor noodzakelijk zijn.
  6. Het ontbreken van een goed implementatie en beheer team waarin de juiste kennis, kunde en voldoende capaciteit aanwezig is met een heldere structuur en aansturing. Een goed samenwerkend team kan de vele uitdagingen het hoofd bieden.

De impact van een ERP (SAP, Oracle, Netsuite, etc. ) implementatie wordt voor een belangrijk deel bepaald door het aantal modules dat geïmplementeerd wordt. Hoe meer functionaliteit men met het systeem wil ondersteunen hoe omvangrijker de applicatie en daarmee de implementatie wordt.  

Systemen als Archibus, Planon, Ultimo, en andere FMIS applicaties kennen dat ook. Elke extra module brengt extra functionaliteit en dat vraagt extra implementatie inspanning.

Het resultaat van de extra inspanning komt nooit direct. Het duurt altijd langer dan gewenst en niet alle onderdelen van de keten hebben er evenveel baat bij. Dat onderstreept het belang van een heldere en gedragen business case als start van de implementatie.

https://www.linkedin.com/pulse/valkuilen-facility-management-systeem-implementatie-met-van-houdt/