Inzet van Facility management bij het Europees Octrooibureau

Sinds vorig jaar is MareVisie betrokken bij het ondersteunen van de afdeling Technical Services van het Europees Octrooibureau, ook wel het European Patent Office (EPO). Voor deze afdeling, onderdeel van de Directory “Buildings, Technical Installations and Property”, voert een viertal MareVisie-collega’s dagelijks intern werkzaamheden uit op het gebied van CAD Engineering en het beheer van technische documenten.

Wat doet EPO met 3.000 man in Rijswijk?
Het EPO heeft namens de 38 Europese lidstaten, de taak het Europees Octrooiverdrag uit te voeren. Een octrooi of patent is een exclusief eigendomsrecht op een uitvinding. Wie een octrooi heeft, kan een ander verbieden die uitvinding na te maken, te verkopen, of in te voeren. ‘Octrooien’ en ‘patenten’ zijn synoniemen. Het is voor veel bedrijven van essentieel belang dat o.a. technische producten of processen goed worden beschermd, zodat er voldoende tijd is om investeringen in de ontwikkeling van uitvindingen terug te verdienen. 

Een uitvinding kan worden beschermd met een nationaal octrooi maar ook door een octrooi aan te vragen voor Europa bij het Europees Octrooibureau (EOB). EPO verricht onderzoek naar de Europese octrooiaanvragen. Zo kan er met een octrooiaanvraag geldigheid gecreëred worden in alle 40 landen die zijn aangesloten bij EPO. Met meerdere vestigingen in Europa, is de vestiging in Rijswijk (EPO The Hague) de op-één-na-grootste is (ca. 3000 werknemers). 

Hier is dan ook de afdeling Technical Services gesitueerd. Deze afdeling is verantwoordelijk voor het technisch beheer en onderhoud van het kantorencomplex en bijbehorend terrein. Maar het gaat verder dan dat. Het gaat ook om het beheer van projecten en processen: van contact met onderhoudsaannemers tot technisch documentenbeheer en van grote bouwprojecten tot afstemming met gebruikers van de gebouwen.

CAD en Technisch documentenbeheer bij het Europees Octrooibureau 
Binnen Technical Services ondersteunen, Hidde van Gelder, Tycho Rasch, Jeroen Schunselaar en Sem van Velsen, het team met het actueel houden van, en het toezicht houden op, de technische documentatie (voornamelijk tekeningen) die van het kantorencomplex aanwezig is. Door zowel revisies in de technische documentaties door te voeren en de beheerderstaken over deze documenten uit te voeren, behouden zij de controle en het overzicht. Daarbij is het beheer en het gebruik van software zoals SharePoint en Facility Management Information Software (FMIS, in de vorm van ARCHIBUS) van groot belang. Naast deze werkzaamheden ondersteunt het team van MareVisie de afdeling ook met de visievorming en uitvoering van technische documentatie.

Naast de ondersteuning tijdens de dagelijkse werkzaamheden van het team, zijn Jan Kaper en Jan Herman Baller namens MareVisie ook betrokken geweest bij het advies tot de implementatie van SharePoint. Samen met de betrokkenen, van het team Technical Services, zijn de wensen met betrekking tot de 'documenten bibliotheek' via SharePoint in kaart gebracht. Dit is vertaald naar een programma van eisen en doorgevoerd door de softwarebeheerder van EPO. Ook de ongoing ontwikkeling en gebruik hiervan wordt door MareVisie gecontroleerd.

Naast de implementatie van het platform SharePoint focust de afdeling zich ook op de implementatie van een ander stuk software: ARCHIBUS. Zoals in een eerder artikel van MareVisie al aangegeven, past dit perfect bij de interne groei en interesses die MareVisie ontwikkelt op het gebied van Facility Management Information Software.
Het gebruik en beheer van ARCHIBUS zal de komende tijd naast de CAD- en SharePointwerkzaamheden ook een belangrijk deel van de werkzaamheden vormen.

Heeft CAD Engineering, technisch documentenbeheer of implementatie van software binnen uw organisatie uw interesse? Neem contact op!