Regie voeren levert beter resultaat en lagere kosten

Regie voeren is zowel voor de klant als de leverancier in veel gevallen een uitdaging. Het gaat over duidelijke afspraken maken en over verantwoordelijkheid nemen alsook verantwoordelijkheid geven. Maar dat betekent wel dat je ook intern over andere competenties moet (gaan) beschikken, dan wanneer je nodig zou hebben bij een uitbesteding in de traditionele zin.

Organisaties die naar een model willen van regie voeren beseffen niet altijd dat dit grote consequenties heeft voor zowel de eigen organisatie als de leveranciers organisatie(s).De leverancier zal vanuit een grotere verantwoordelijkheid en grotere zelfstandigheid moeten opereren. Hij helpt de klant als het ware om die rol goed te pakken. Concreet betekent dit het leveren van een volwassen en professionele dienst maar, het betekent ook een informatie stroom opgang brengen die aan moet sluiten bij de behoefte van de klant.

Vanuit de opdrachtgever bezien zijn er ook flinke consequenties. Veelal betekent dit dat de opdrachtgever bepaalde taken of activiteiten niet meer gaat doen en dat hij ze overlaat aan de leverancier. Maar dit houdt ook in dat er afscheid genomen moet worden van specifieke functies of rollen in de organisatie die door eigen medewerkers ingevuld worden. 

Regievoering heeft ook gevolgen op het leiding geven. Op operationeel niveau gaan teamleiders of contract managers de relatie met de leveranciers aansturen. Of zij gaan het contract managen, door vanuit de opdrachtgever, te borgen dat de wensen voor de uitvoering bij de leverende partij helemaal helder zijn. Daar zal actief op gestuurd dienen te worden. Hiervoor zijn andere competenties nodig dan voorheen waarbij leiding gegeven werd aan het eigen team en de leveranciers een veel kleiner aandeel hadden. Op management niveau is de focus veel meer een combinatie van rapporteren en faciliteren geworden. Daarnaast is er voor hen op strategisch niveau een rol weg gelegd om de contacten met de leveranciers te onderhouden. Leveranciers leveren tenslotte een cruciale rol in de diensten die de opdrachtgever aan haar klanten biedt. 

Vanuit onze ervaring zien we dat het van belang is om zowel de contactuele kant, als proces matige kant en de samenwerking tussen de partners de juiste en voldoende aandacht te geven. Er is wederzijds begrip nodig. Helderheid voor de behoefte en de geleverde dienst. Het vertrouwen in elkaars kunnen en openheid zijn cruciale elementen om het tot een succes te maken. Middels diverse creatieve werk-vormen, zoals in onze workshops, brengen wij dit bij klanten onder de aandacht.    

In dialoog over de resultaten praten en waar nodig partijen met kennis van zaken van de processen en de uitkomst ervan erbij betrekken. Dat levert aanzienlijk meer resultaat en stabiliteit in de organisatie. Meestal nog tegen lagere kosten ook. Dat heet regievoeren….